O Provocare Semnificativă în Operare

‍

Clientul nostru, un magazin online în creștere accelerată în nișa home & lifestyle, procesa zilnic zeci până la sute de comenzi manual. Pe măsură ce volumul a crescut, au apărut blocaje majore:

• Generarea AWB-urilor necesita confirmare manuală pentru fiecare comandă
• Facturile erau create unul câte unul în SmartBill
• Actualizările de stoc se făceau într-un Excel separat
• Notificările către clienți (SMS/email) erau trimise manual
• Timp pierdut cu logarea repetată în platformele curierilor & CRM

‍

Fluxurile fragmentate duceau la erori frecvente, costuri mari și întârzieri la livrare.

Soluția — Un Flux Automat, End-to-End

‍

Am proiectat și implementat un sistem complet automatizat, personalizat pentru procesele lor:

• Preluare automată comenzi: Comenzile din Shopify / Woo sunt preluate în timp real în sistem.
• Generare automată AWB: Cu un singur trigger, se creează AWB-urile în Sameday / Fan / DPD, fără intervenție umană.
• Emitere automată facturi: SmartBill generează factura instant pentru fiecare comandă validă.
• Sincronizare stoc în timp real: Stocurile sunt actualizate automat pe platforma magazinului.
• Notificări automate: Clientul primește email/SMS cu statusul comenzii + tracking.
• Dashboard operațional: Un panou centralizat oferă o vedere real-time asupra comenzilor, AWB-urilor și facturilor.

‍

Practic, fluxul manual a fost înlocuit de un sistem care lucrează singur, 24/7.

‍

Implementare

Procesul nostru de implementare a avut 4 etape clare:

Faza 1: Descoperire (1 săptămână)

Am analizat modelul operațional al clientului, am identificat blocajele și am mapat fluxurile ideale.

Faza 2: Arhitectură (1 săptămână)

Am proiectat schema completă de automatizare, cu toate integrațiile necesare: Shopify/Woo, curieri, SmartBill, CRM.

Faza 3: Build & Test (2 săptămâni)

Am construit automatizările, am testat cap-coadă toate scenariile și am eliminat erorile.

Faza 4: Optimizare & Training

Am pregătit echipa clientului, am ajustat fluxurile după feedback și am configurat dashboard-ul final.

‍

Rezultate Măsurabile

‍

Automatizarea implementată a avut un impact imediat:

• 30+ ore economisite pe săptămână
• 40% reducere a costurilor operaționale
• 99% acuratețe în procesarea comenzilor
• Timp de livrare redus cu până la 1 zi
• Zero erori la generarea AWB-urilor și facturilor
• Scalare fără angajări suplimentare

‍

Clientul poate acum procesa un volum dublu de comenzi, fără să crească echipa.