O provocare de scalare pentru un magazin in crestere

Clientul nostru, un business romanesc in e-commerce cu crestere accelerata, se confrunta cu o problema critica: volumul comenzilor crestea, dar procesele interne erau complet manuale. Echipa era suprasolicitata, aparusera erori costisitoare, iar scalarea parea imposibila fara angajari noi.

Principalele blocaje:

• Preluarea comenzilor: actualizarea manuala a statusurilor si procesarea lor in ERP/CRM.
• Generarea AWB-urilor: fiecare AWB trebuia emis manual in dashboard-ul curierului.
• Actualizarea stocurilor: inventarul era gestionat intr-un Excel separat, fara sincronizare real-time.
• Notificari catre clienti: confirmari, actualizari si notificari erau trimise manual.
• Lipsa overview: nu exista o imagine clara asupra fluxului, metricelor si problemelor zilnice.

Rezultatul: gatuiere operationale, stres pentru echipa si risc ridicat de erori.

O automatizare completa, de la comanda la livrare

Dupa analiza proceselor curente, am construit pentru client un sistem SaaS complet automatizat care conecteaza toate platformele folosite (Shopify / Woo / Gomag, curieri, facturare si notificari).

Solutiile implementate:

• Preluare automata comenzi
  Comenzile intrate in platforma de e-commerce sunt procesate automat in sistemul centralizat.
• Generare automata AWB
  Sistemul selecteaza curierul optim si genereaza AWB instant, fara interventie manuala.
• Actualizarea automata a statusurilor
  Statusurile comenzii si ale coletului sunt sincronizate in platforma si trimise automat catre client.
• Facturare automatizata
  Emiterea facturii se face automat la momentul potrivit, in SmartBill / FGO.
• Notificari inteligent trimise
  Clientul primeste SMS/email la fiecare schimbare importanta (confirmare, AWB creat, livrare).
• Dashboard operational
  Toate datele sunt centralizate intr-un panou unic: comenzi, retururi, vanzari, performanta curierilor.

Rezultat: 0 task-uri manuale, 0 erori umane, 100% vizibilitate.

‍

Implementare in 3 faze rapide

• Faza 1: Analiza (1 saptamana)
  Am mapat pas cu pas procesele clientului si am identificat toate blocajele operationale.
• Faza 2: Arhitectura & Build (2 saptamani)
  Am dezvoltat automatizarile, integrat platformele si testat fluxurile pana la acuratete 99.9%.
• Faza 3: Optimizare & Training (1 saptamana)
  Am optimizat timpii de procesare si am instruit echipa asupra folosirii dashboard-ului.

Rezultate masurabile in primele 30 de zile

• 50+ ore de munca eliminate lunar
• Procesare comenzi 100% automata
• 0 erori in generarea AWB si facturi
• Rata de livrare finala imbunatatita (+8%)
• Scalare fara angajari noi

Acum clientul poate rula de 3–4 ori mai multe comenzi cu acelasi numar de angajati.